Activo
Fijo
El
control de activo fijo se basa en mantener
un registro fiel del mobiliario y equipo
de una empresa o institucion - sillas,
mesas, computadoras, maquinaria,
vehiculos, herramientas, inmuebles, entre
otros. Cuanto mas grande sea la
institucion mayor sera la necesidad de
llevar un registro correcto de cada
bien.
Este
control en necesario debido a que una
parte importante el valor contable de la
empresa es la relativa a los activos fijos
que posee.
Ademas
se requiere llevar un control debido a que
las empresas pueden depreciar el costo de
los mismos contra gastos, reduciendo los
impuestos a pagar.
De
acuerdo con las leyes de diferentes paises
el nivel de depreciacion es una funcion de
la vida util de cada articulo. Es
necesario llevar el control, ya que cada
bien tiene un periodo diferente de
depreciacion - por ejemplo en Mexico,
Automoviles a 4 años, Escritorios a
10 años, Equipo de computo a 3
años, Inmuebles a 10 años,
Carros de ferrocarril a 16.7 años,
etc. (LISR articulo 40).
Problematica
Aunque
el problema parece simple en primera
instancia, se llega a complicar de manera
creciente. Mas que todo cuando se tienen
que considerar los movimientos internos de
estos activos fijos. Por ejemplo cuando
una silla o escritorio es movido de una
ubicacion a otra. Muchas veces cada
departamento es responsable de los activos
que posee y los movimientos involucran una
mayor cantidad de papeleo interno.
Conforme pasa el tiempo y sin un control
es mucho mas dificil el poder saber que
cosa esta en cual lugar.
Metodologia
El
proceso de control se puede dividir en 3
etapas - Identificacion, Captura en Bases
de Datos, Control Interno.
Identificacion
Para
poder llevar un control es necesario poder
identificar cada articulo que pertenece al
activo fijo.
Con
frecuencia es importante el definir lo que
se considera un activo fijo a lo que es se
va a la cuenta de gastos. Esto es un
parametro contable. Por ejemplo se puede
considerar que una engrapadora es activo
fijo? Normalmente se fija un valor arriba
del cual un bien se considera como activo
fijo, por decir US$20.00 y que su vida
util sobrepase un año por lo menos.
Esta definicion cambiara de empresa a
empresa y se tiene que corroborar con el
departamento de contabilidad.
La
identificacion fisica se realiza mediante
la impresion una etiqueta autoadherible
que contiene un numero unico de registro.
Este numero esta en codigo de barras
normalmente en Codigo C128. Este numero
debe ser individual y unico - NO puede
repetirse. Ademas debera de permanecer
adherido al bien durante toda su vida
util.
La
impresion se realiza con una impresora de
transferencia termica que utiliza un
ribbon de resina para larga duracion. Para
mayor informacion consulte nuestra pagina
de impresoras
de transferencia termica.
Para la
mayoria de los activos fijos como mesas,
sillas, equipo electronico, entre otros se
usan etiquetas autoadheribles de poliester
con adhesivo especial que aguante por lo
menos 5 años. Estas etiquetas
aguantan el mal trato que les puede dar un
usuario y su uso es generalizado.
En los
materiales de Poliester existen dos
materiales principales. Uno es material
poliester de color blanco y el otro de
color gris metalico. Por ser fabricados
del mismo material y del mismo adhesivo
estas etiquetas tienen caracteristicas
similares (calibre de 2 mils, adhesivo
acrilico, rango de temperatura de
-40ºC a 150ºC, Tension 18,000
psi, maxima adhesion en 72 horas). Sin
embargo su uso se enfoca a diferentes
ambientes.
Poliester
Blanco se usa con materiales lisos
libres de polvo y grasa, que permanecen en
lugares cerrados a relativas bajas
temperaturas. Por ejemplo escritorios,
sillas, mesas, equipo de computo,
anaqueles, lamparas, telefonos, entre
otros.
Poliester
Gris se usa con materiales lisos
libres de polvo y grasa, que estan
expuestos a rangos de temperatura un poco
mas altos. Este material tiene una
pelicula metalica que le da la textura de
color gris metalico y le permite disipar
un poco mejor el calor. Se usa en lugares
cerrados en Automoviles, Motores, bombas,
compresores, identificacion de equipo
electronico, entre otros.
En si
debido a que ambos productos tienen
caracteristicas similares, el factor el
uso de uno u otro material dependen de la
imagen que se les quiera dar al proceso de
etiquetacion.
Recomendaciones
de aplicacion. Localice un lugar que este
protegido del trafico diario, por ejemplo
en la parte inferior de un telefono o
debajo del asiento de una silla. Tambien
que este protegido de la intemperie y que
sea facil de accesar durante los
diferentes conteos que se realizaran en el
futuro.
Antes de
la aplicacion limpie la superficie con un
trapo con alcohol isopropilico y deje que
se evapore el solvente. Aplique la
etiqueta y pase la mano sobre la etiqueta
para asegurar que toda el adhesivo esta en
contacto con la superficie y quede libre
de burbujas. En caso de que tenga que
reposicionarla, despeguela con cuidado y
coloquela en la nueva posicion. Una vez
transcurridas 72 horas despues de pegada
el adhesivo adquirira su mejor adherencia
y se volvera permanente.
Debido a
los requisitos de alta duracion, la
impresion debera de realizarse con ribbon
de resina que tiene las mejores
caracteristicas de durabilidad contra el
desgaste y tallado.
En
algunas situaciones, donde la etiqueta
quede expuesta al frote constante de algun
elemento se recomienda el proteger la
impresion con una etiqueta de poliester
transparente. Por ejemplo trapo de
limpieza, tocarlo con la mano
regularmente, mesas en restaurantes. En
caso de colocar una proteccion sobre la
impresion coloquela de manera que la
etiqueta quede sin orillas desprendibles.
Aunque
se puede usar otros materiales, solo
recomendamos el uso de Poliester con
adhesivo de 5 años para tener una
aplicacion confiable.
Base de
Datos
Para el
registro de los activos fijos se
construyen varias bases de datos para
tener un metodo completo. A continuacion
se detalla la estructura basica de
las mismas. Hay que considerar que existen
programas comerciales que realizan este
trabajo y que la estructura de sus bases
de datos puede variar a las presentadas
aqui.
BDproductos
Contiene
informacion basica de las caracteristicas
de un articulo. Por ejemplo si una empresa
compra 200 sillas solo es necesario dar de
alta una silla con su informacion
particular.
- Numero
de Parte - Numero de parte interno de
adquisicion.
- Precio
de Compra - Valor de
factura.
- Numero
Proveedor - a quien se le
compra.
BDbienes
Contiene
la informacion relativa a cada pieza o
producto adquirido. En esta base de datos
tiene que haber un registro por cada una
de las 200 sillas adquiridas. Las bases de
datos tiene por lo general los siguientes
campos
- Folio
unico - numero consecutivo.
- Numero
de Parte - Numero de parte interno de
adquisicion.
- Descripcion
- Descripcion del bien.
- Tipos
y Familias.
- Fecha
de adquisicion.
- Numero
de Proveedor.
- Numero
de factura de adquisicion.
- Precio
de compra.
- Cuenta
contable.
- Escala
de depreciacion.
- Ubicacion
actual.
- Estado.
BDmovimientos
Esta
base de datos contiene la informacion de
todos los movimientos que se realizan con
los diferentes activos fijos. Cuando se
adquiere un bien, se registrara la
entrada. Si se cambia de ubicacion un
bien, quedara registrado el movimiento. Se
puede llevar un registro preciso de
fechas, operarios y movimientos. De las
200 sillas tiene que haber un registro que
indique la ubicacion de cada una de
ellas.
- Fecha
de transaccion.
- Operario
- numero del operario quien realiza la
operacion.
- Actividad
- Inventario, Entrada, Salida,
Reparacion, Baja.
- Folio
unico - Etiqueta
autoadherible.
- Ubicacion
Origen.
- Ubicacion
Destino.
Las
bases de datos interactuan entre si,
buscando y copiando informacion sin tener
que recapturarla
constantemente.
Existen
otras bases de datos que son de interes y
que salen del rango de aplicacion de esta
aplicacion. Entre ellas tenemos la base de
datos de empleados, Base de Datos de
proveedores, Base de datos contable. Estas
bases de datos proveen informacion
complementaria al procesos y reducen la
cantidad de informacion capturada.
Control
Interno
El
control interno se realiza desde que un
producto es adquirido en la empresa.
Cuando se determina que es un activo fijo
se genera un registro en la base de datos
de BDproductos, al recibirlo en el almacen
se genera una etiqueta autodherible y se
pega en el bien. Cuando se realiza el
movimiento a su ubicacion final, mediante
una terminal portatil se registra el
movimiento en BDmovimientos. Si el bien se
tuviera que cambiar de lugar, se
registrara mediante la terminal
portatil.
Como
podemos observar el proceso es sencillo
siempre y cuando se tenga una metodologia
disciplinada del proceso.
Inventarios
anuales
Anualmente es
recomendable el actualizar toda la
informacion del sistema. Sabemos que
aunque se trate de llevar una control
preciso, los usuarios tienen otras
necesidades y mueven constantemente los
activos de lugar. Por ejemplo cuando
necesitan mas sillas en una sala de
juntas, las toman de cualquier oficina que
este disponible y rara vez las regresan a
su lugar. Tambien sucede cuando se manda a
reparar algun equipo.
Los inventarios anuales
se realizan mediante el uso de terminales
portatiles. Del sistema se bajan, a la
terminal portatil, tablas de BDbienes que
contienen la informacion particular de los
activos. Un operador entra a una oficina,
Captura la ubicacion en la que se
encuentra y registra los activos que se
encuentran en esa ubicacion. En caso de
que exista un activo que debiera estar en
otra ubicacion queda
registrado.
De igual manera se
pueden generar y regenerar etiquetas para
los activos que se les haya caido la
identificacion o que se encuentra
deteriorada. Esta informacion quedara
registrada en el sistema para evitar la
duplicidad de numeros.
Este proceso es el que
se utiliza cuando se quiere instaurar un
sistema por primera vez. En esta situacion
el usuario acude a las oficinas y va
llenando las tablas conforme el sistema se
lo va requiriendo. Para tener la
informacion actualizada, es recomendable
tener terminales de radio frecuencia para
alimentar al sistema tan pronto se capture
la informacion.
Software
El sistema de
Administracion de Activo Fijo tiene como
proposito el administrar todos los
movimientos del activo fijo de la Empresa;
desde la adquisicion hasta la
desincorporacion. Debe controlar centros
de costo, las ubicaciones, los
responsables, manejar los seguros,
programar los mantenimientos, Aplicar la
depreciacion fiscal y contable del activo
fijo, Imprimir etiquetas de activos fijos
con codigo de barras, para auditar
periodicamente el inventario con la
terminal portatil. En resumen debe
controlar al detalle la totalidad de
movimientos de cada objeto considerado
como activo fijo. En el area de control se
debe poder consultar los movimientos en
todo momento para evitar fugas y perdidas
de los mismos.
El software debe
controlar las siguientes funciones:
- Activos fijos -
Sirve para registrar activos fijos,
mejoras y/o adaptaciones, y emitir
reportes por diferentes
caracteristicas.
- Transferencias -
Tiene como proposito registrar y emitir
transferencias de activos fijos a
centros de costo y ubicaciones.
- Resguardos - Su
finalidad es registrar e imprimir los
activos fijos de cada responsable.
- Seguros - Se usa
para registrar las polizas que aseguran
a cada activo fijo con monto asegurado
y prima.
- Mantenimiento -
Sirve para registrar el costo historico
de mantenimiento preventivo y
correctivo de activos fijos.
- Depreciacion fiscal
- Tiene como proposito generar los
reportes de depreciacion fiscal y los
promedios para el impuesto al activo.
- Depreciacion
contable - Su finalidad es generar los
reportes de depreciacion con valores
historicos y valores actualizados, para
emitir la poliza contable.
- Inventario - Se usa
para recolectar el inventario fisico de
activos fijos con la terminal portatil,
y emitir reportes de activos fijos:
faltantes, digitados, movidos y no
identificados.
- Desincorporacion -
Sirve para registrar la
desincorporacion o baja de activos
fijos.
- Catalogos - Tiene
como proposito registrar los diferentes
catalogos del sistema.
Ventajas
- Recolectar el
inventario fisico de activos fijos de
manera agil y rapida
- Automatizar el
calculo de la depreciacion para
incluirla en los reportes contables
mensuales y anuales.
- Incrementar la
productividad de los encargados para
cumplir con fechas limite.
Funciones del
Programa
Un programa de Activo
fijo debe contener por lo menos las
siguientes caracteristicas dentro de su
operacion normal.
- Activos
fijos - busquedas por clave,
descripcion, tipo, familia, marca,
proveedor, factura, clase, uso, nivel
de obsolescencia, estado fisico, No
identificados, Mejoras y /o
adaptaciones.
- Transferencias
- Activos fijos por centro de costo,
ubicacion, sin ubicacion, Relacion por
activo fijo.
- Resguardos -
Activos fijos por responsable, Activos
fijos sin responsable, Relacion por
activo fijo.
- Seguros -
Polizas de seguros, Activos fijos
asegurados, Activos fijos no
asegurados.
- Mantenimiento
- Programa de mantenimiento, Activos
fijos con costo, Activos fijos sin
costo.
- Depreciacion
fiscal - Deduccion inmediata,
Depreciacion de activos fijos, Activos
fijos por depreciar, Activos fijos
depreciados, Activos fijos
desincorporados, Promedios para
impuesto al activo.
- Depreciacion
contable - Deduccion inmediata,
Depreciacion de activos fijos, Activos
fijos por depreciar, Activos fijos
depreciados, Activos fijos
desincorporados
- Inventario -
Inventario fisico, Estado de activos
fijos, Activos fijos faltantes, Activos
fijos digitados, Activos fijos movidos,
Activos fijos no identificados, Estado
por responsable.
- Desincorporacion
- Programa por caracteristicas,
Programa por antigüedad, Activos
fijos desincorporados
Catalogos
Dentro de la operacion
normal, un usuario debe de poder acceder a
los siguientes modulos.
- Configuracion
- Claves de acceso
- Familias de activos
fijos
- Marcas de activos
fijos
- Proveedores
- Centros de costo
- Ubicaciones
- Ubicaciones de
centros de costo
- Responsables
- Indices Nacionales
de Precios al Consumidor
- Tipos de activos
fijos
- Porcentajes de
depreciacion fiscal
- Porcentajes de
depreciacion contable
- Monedas.
Equipo
requerido
Para instalar un
sistema de control de activo fijo se
requiere de los siguientes elementos
basicos
- Impresora
de etiquetas de transferencia
termica.
Puede ser fija o movil dependiendo del
uso asignado. Para instalaciones
pequeñas sugerimos adquirir una
impresora de etiquetas POSline
ITT4100.
- Terminales
Portatiles -
Para el levantamiento de Inventarios de
Activo fijo. Dependiendo de la
instalacion se requieren varias
terminales. Como regla general se puede
estimar la cantidad de terminales con
la cantidad de activos fijos a
registrar. Aprox. una terminal por cada
500 activos. POSline tiene una linea
completa de terminales portatiles que
permiten levantar los inventarios y
mantener una operacion confiable
POSline TPL7000, TPC7020, TPC7030, TPC7040 y TPC7050
- Computadora central
que almacene todas las bases de
datos
- Software de Activo
fijo que realice las transacciones y
genere los reportes requeridos para el
control.
Conclusiones
El proceso de Control
de Activo fijo es una tarea que consume
mucho tiempo y por ello es necesario el
automatizar el proceso. Las aplicaciones
se centran en el control de depreciaciones
de los articulos y la correcta valuacion
de una empresa por metodos
contables.
|
|
